نظام متكامل لإدارة ورش صيانة السيارات
كلّف عميلٌ في قطاع صيانة السيارات بايمنتري ببناء نظام يدير الورشة من لحظة دخول السيارة حتى تسليمها: تطبيق جوال لموظف الاستقبال والفني، ولوحة تحكم ويب للمكتب والإدارة، بالعربية والإنجليزية. لا يُذكر اسم العميل بناءً على طلبه، والأسماء والأرقام في الصور بيانات تجريبية.
الحاجة
كانت الورشة تعتمد على الورق والواتساب والذاكرة: لا توثيق لحالة السيارة عند استلامها، وعروض أسعار شفهية تنتهي بخلاف على المبلغ، وقطع غيار لا يُعرف رصيدها، ولا صورة واضحة لما أنجزه كل فني أو لدخل الشهر.
المطلوب نظام واحد بسيط لمن يعمل داخل الورشة، ودقيق لمن يدير الحسابات، يمنع الخطأ بدل أن يكتشفه لاحقًا.
رحلة السيارة في النظام
١. الموعد والوصول
جدول مواعيد يعرف طاقة الورشة في كل ساعة فلا يُحجز أكثر منها. عند وصول العميل يضغط الموظف «وصل — ابدأ الاستقبال» فتنتقل بيانات السيارة والعميل تلقائيًا.
٢. الاستقبال بالصور
من الجوال وبجانب السيارة: قراءة العداد ومستوى الوقود، وست صور إلزامية من كل الجهات، وتحديد الخدوش والصدمات على رسم السيارة، ثم شكوى العميل ومراجعة أخيرة قبل فتح أمر العمل. لا يُفتح أمر العمل دون الصور والعداد، وإن كانت القراءة أقل من السابقة طلب النظام سببًا.
٣. الفحص
قائمة فحص موحّدة يمر عليها الفني بندًا بندًا: جيد، انتباه، عاجل، أو لا ينطبق، بألوان واضحة وشريط تقدّم. لا يُغلق الفحص قبل تعبئة كل البنود، وأي بند يحتاج إصلاحًا يُضاف إلى عرض السعر بضغطة.
٤. عرض السعر وموافقة العميل
عرض سعر من بنود قطع وأجرة يد ورسوم، كل بند «ضروري» أو «موصى به»، والضريبة تُحسب تلقائيًا. يُرسل للعميل عبر واتساب أو يُعرض عليه، ويوافق على الكل أو على بنود منه أو يرفض، وتُسجَّل موافقته باسمه وطريقتها ومبلغها. العرض المرسل لا يُعدَّل، وأي تغيير يصدر في نسخة جديدة.
٥. الإصلاح والقطع
تتحول بنود العمل المعتمدة إلى مهام، لكل مهمة فني ووقت مقدّر ووقت فعلي. تُطلب القطع من المخزون وتُحجز ثم تُصرف على أمر العمل، ولوحة الورشة تُظهر كل سيارة في مرحلتها: استقبال، بانتظار قطع، إصلاح، فحص جودة، جاهزة.
٦. الجودة والدفع والتسليم
قبل التسليم تمر السيارة على فحص جودة بقائمة تحقق، فإن رسبت عادت للإصلاح بسبب مكتوب. كشف الحساب يُبنى من الأعمال المعتمدة نفسها، والدفع بمدى أو نقدًا أو بطاقة أو تحويل وعلى دفعات. الدفعة لا تُحذف ولا تُعدَّل، والخطأ يُصحَّح بعكسها مع سبب. وعند التسليم يُسجَّل المستلم والعداد وموعد الصيانة القادمة.
ما يراه صاحب الورشة
تقارير الإيراد والسيارات المسلّمة ومتوسط مدة الإصلاح وإنتاجية كل فني وأكثر القطع صرفًا، ومخزون يُظهر الرصيد والمحجوز والمتاح وينبّه على ما قارب النفاد، وإعدادات الضريبة والفروع وساعات العمل، وسجل تدقيق لا يُمحى يوضح من فعل ماذا ومتى.
قرارات تحمي الورشة
التوثيق قبل العمل
الصور والعداد وعلامات الأضرار إلزامية قبل فتح أمر العمل، ومحفوظة بتاريخها ووقتها واسم الموظف. أي خلاف لاحق على حالة السيارة يُحسم بالسجل.
أموال لا تُعدَّل
الدفعات وعروض الأسعار المرسلة وسجل التدقيق لا تُحذف ولا تُعدَّل، والتصحيح يتم بقيد عكسي ظاهر. ولو ضُغط زر الحفظ مرتين أو انقطع الاتصال أثناء الدفع، لا تتكرر العملية.
مراحل صريحة
لأمر العمل مراحل محددة لا يُقفز بينها: لا تسليم قبل فحص الجودة، ولا إغلاق فحص ناقص، ولا عرض سعر يتغير بعد إرساله.
لغتان ودعم للفروع
الواجهة عربية من اليمين إلى اليسار أصلًا، مع تبديل فوري إلى الإنجليزية للفنيين غير العرب، ودعم لأكثر من فرع بصلاحيات لكل دور، وبيانات كل ورشة معزولة عن غيرها.
النتيجة
أُنجز بناء النظام كاملًا: تطبيق جوال للاستقبال والفحص، ولوحة ويب لعروض الأسعار والحسابات والمخزون والتقارير، مع نسخ احتياطي مجرَّب الاستعادة ومراجعة أمنية. وجُرِّبت رحلة السيارة كاملة من الموعد حتى التسليم على بيانات تجريبية.