نظام متكامل لإدارة ورش صيانة السيارات
Workshop OS تطبيق جوال ولوحة تحكم ويب يديران الورشة من حجز الموعد حتى تسليم السيارة: الاستقبال والفحص وعروض الأسعار بموافقة العميل، والقطع والمخزون، والدفع، والموردين، ورواتب الموظفين، وتقارير صاحب الورشة. بالعربية والإنجليزية، ولكل موظف شاشاته بحسب دوره.
نفّذت بايمنتري المشروع كاملًا لعميل في قطاع صيانة السيارات لا يُذكر اسمه، من تحليل الاحتياج والتصميم إلى البرمجة والنشر. التطبيق متاح على Google Play وApp Store، والأسماء والأرقام في الصور بيانات تجريبية.
الحاجة
كانت الورشة تعتمد على الورق والواتساب والذاكرة: لا توثيق لحالة السيارة عند استلامها، وعروض أسعار شفهية تنتهي بخلاف على المبلغ، وقطع غيار لا يُعرف رصيدها، وفواتير موردين متفرقة، ورواتب تُحسب يدويًا، ولا صورة واضحة لدخل الشهر.
المطلوب نظام واحد سهل لمن يعمل بجانب السيارة، ودقيق لمن يدير المال، لا يُثقل الموظف بحقول إلزامية، ويحفظ كل ما يُسجَّل بوقته واسم من سجّله.
الموعد والاستقبال
الشاشة الرئيسية تعرض السيارات في الورشة والمتأخرة ومواعيد اليوم وإيراده. المواعيد تعرف طاقة الورشة فلا يُحجز أكثر منها، وعند وصول العميل يبدأ الاستقبال بضغطة.
الاستقبال من الجوال بجانب السيارة: البحث باللوحة أو الجوال، ثم العداد والوقود والصور وتحديد الخدوش على رسم السيارة وشكوى العميل. أغلب الحقول اختيارية حتى لا يتأخر العميل، وما يُسجَّل يُحفظ بتاريخه ووقته.
الفحص وعرض السعر وموافقة العميل
أمر العمل يجمع كل شيء عن السيارة: مرحلتها، والعميل مع زر اتصال وواتساب، والمبلغ والمتبقي. قائمة فحص موحّدة بثلاث حالات: جيد، انتباه، عاجل، وما يحتاج إصلاحًا يُضاف إلى عرض السعر.
عرض السعر من بنود قطع وأجرة يد، كل بند ضروري أو موصى به، والضريبة محسوبة. يُرسل للعميل عبر واتساب أو يُعرض عليه، ويوافق على الكل أو على بنود منه، وتُسجَّل موافقته. العرض المرسل لا يُعدَّل، وأي تغيير يصدر في نسخة جديدة.
الإصلاح والقطع
البنود المعتمدة تتحول إلى مهام لكل فني بوقت مقدّر ووقت فعلي. القطع تُطلب من المخزون وتُحجز للسيارة ثم تُصرف، ولوحة الورشة تعرض كل سيارة في مرحلتها: استقبال، بانتظار الموافقة، بانتظار قطع، إصلاح، فحص جودة، جاهزة.
الدفع والتسليم
كشف الحساب يُبنى من الأعمال المعتمدة نفسها، والدفع بمدى أو نقدًا أو بطاقة أو تحويل وعلى دفعات، ولكل دفعة إيصال. الدفعة لا تُحذف ولا تُعدَّل، والخطأ يُصحَّح بعكسها مع سبب. وعند التسليم يُسجَّل العداد وموعد الصيانة القادمة، ويُبلَّغ العميل عبر واتساب أن سيارته جاهزة.
إدارة الورشة والتقارير
مخزون يعرض لكل قطعة الرصيد والمحجوز والمتاح وينبّه على ما قارب النفاد. وتقارير لليوم أو الأسبوع أو الشهر: الإيراد، والسيارات المسلّمة، والتحصيل حسب طريقة الدفع، وإنتاجية كل فني، والمشتريات والمصروفات، والرواتب. ومعها إعدادات الضريبة والفروع وساعات العمل، وتصدير البيانات واستيراد العملاء، وسجل تدقيق يوضح من فعل ماذا ومتى.
الموردين والمشتريات
لكل مورد صفحته وفواتيره والمستحق له. وفواتير الموردين نوعان: بضاعة وقطع تدخل المخزون تلقائيًا بتكلفتها، ومصروفات وخدمات مثل الشغل الخارجي والإيجار والكهرباء. الفاتورة تُدفع كاملة أو على دفعات، والمتأخر يظهر بلون واضح.
الرواتب والسلف
لكل موظف راتبه الأساسي وبدلاته وسلفه. وكل شهر يُنشأ مسيّر رواتب يضم الجميع، تُضاف فيه الساعات الإضافية والخصومات وخصم السلفة، ثم يُعتمد ويُصرف، ويظهر في التقارير ضمن مصروفات الورشة.
كل موظف يرى عمله
يتغيّر التطبيق بحسب الدور: صاحب الورشة يرى كل شيء، وموظف الاستقبال يدير المواعيد والاستقبال والعروض والتسليم، والفني يرى مهامه والفحص والقطع دون أسعار أو مدفوعات، والمحاسب يرى المدفوعات والموردين والرواتب والتقارير، وأمين المخزن يرى القطع وفواتير البضاعة.
قرارات تحمي الورشة
سهل لمن يعمل، دقيق لمن يحاسب
أغلب الحقول اختيارية حتى لا يتعطل العمل، وما ينقص يكمله النظام بقيم واضحة. وكل ما يُسجَّل محفوظ بتاريخه ووقته واسم الموظف.
أموال لا تُعدَّل
الدفعات وعروض الأسعار المرسلة وسجل التدقيق لا تُحذف ولا تُعدَّل، والتصحيح بقيد عكسي ظاهر. ولو ضُغط زر الحفظ مرتين أو انقطع الاتصال أثناء الدفع، لا تتكرر العملية.
مراحل صريحة
لأمر العمل مراحل محددة لا يُقفز بينها: لا تسليم قبل فحص الجودة، ولا عرض سعر يتغير بعد إرساله.
لغتان وفروع
الواجهة عربية من اليمين إلى اليسار أصلًا مع تبديل فوري إلى الإنجليزية، ودعم لأكثر من فرع، وبيانات كل ورشة معزولة عن غيرها.
النتيجة
سُلّم النظام كاملًا: تطبيق جوال متاح على Google Play وApp Store، ولوحة ويب للمكتب والإدارة، مع نسخ احتياطي يومي مجرَّب الاستعادة. وجُرِّبت رحلة السيارة كاملة من الموعد حتى التسليم، ومعها الموردين والرواتب وشاشات كل دور.